Headway Institute — аккредитованный языковой центр в ОАЭ с офлайн-обучением в Дубае и онлайн-программами по всему миру.
Компания работает сразу с тремя сегментами:
- взрослые студенты (карьера и переезд)
- дети (через родителей)
- корпоративные клиенты
- иностранные студенты
В обучении — упор на практику, преподаватели-носители и гибкие форматы: от базового уровня до академической подготовки.
Ключевые цифры:
- ~2000 входящих обращений в месяц
- 15 менеджеров в обработке
- каналы: сайт, звонки, WhatsApp, Instagram, Telegram
Что происходило до внедрения CallGear
При объеме около 2000 обращений в месяц команда Headway уже сталкивалась с типичными для роста сложностями.
Коммуникация была распределена между разными каналами — звонки, сайт, мессенджеры — и не всегда работала как единая система. Часть обращений обрабатывалась с задержкой, а контроль качества зависел от ручных процессов.
При распределенной команде (front- и back-офис) становилось все сложнее:
- оперативно отслеживать пропущенные звонки
- контролировать скорость ответа
- равномерно распределять нагрузку между менеджерами
В таких условиях даже небольшие сбои в коммуникации напрямую влияют на конверсию и пользовательский опыт.
“Стояла задача подключить облачную телефонию, и возможность принимать большое кол-во обращений которое будет распределяться согласно различным сценариям. На территории Дубая это был лучший по функционалу вариант, также было необходимо связать телефонию с виджетом на сайте.— Цитата клиента
Сложность, о которой никто не говорит
Основной вызов был не в количестве лидов, а в управляемости потока.
Когда обращений становится много, проблема не всегда заметна сразу:
лиды приходят, менеджеры работают, процесс идет — но часть обращений теряется внутри системы.
Без прозрачной аналитики сложно ответить на базовые вопросы:
- сколько звонков реально пропущено в рабочее время
- почему клиент не получил ответ сразу
- как быстро команда возвращается к диалогу
Именно в этом месте компании чаще всего теряют не трафик, а деньги — незаметно, но регулярно.
Проверить, есть ли такие же потери у вас
Что было внедрено с CallGear
Мы выстроили для Headway систему, которая объединяет все ключевые точки коммуникации и делает их управляемыми.
В рамках внедрения были подключены:
- облачная телефония с гибким распределением звонков
- виджет для мгновенной связи с сайта
- аналитика звонков
- чат для контроля пропущенных обращений
Также настроили логику обработки:
- маршрутизация текущих клиентов напрямую на ответственного менеджера
- подключение группы сотрудников для подстраховки
- упрощение сценариев звонков для сокращения времени ожидания
Это позволило сократить путь клиента до менеджера и снизить нагрузку на команду.
“Мы получили удобный сервис и закрыли часть технических вопросов по поддержке телефонии.— Цитата клиента
Что изменилось в работе команды
После внедрения CallGear Headway получили не просто инструменты, а управляемую операционную систему.
На уровне процессов:
- полный контроль входящих обращений
- прозрачность работы менеджеров
- системная работа с пропущенными звонками
На уровне команды:
- снижение нагрузки за счет распределения
- меньше ручного контроля
- более быстрое реагирование на обращения
На уровне бизнеса:
- снижение потерь лидов
- ускорение обработки
- более стабильная работа всей системы
Отзыв клиента
“С CallGear нам не нужно думать о том, как работает наша телефония, потому что у нас есть надёжный и верный партнер!
Ключевой эффект: снижение потерь лидов за счет контроля и скорости реакции.
Рост обращений — это всегда тест процессов.
Headway Institute прошли этот этап за счет системного подхода к коммуникации: собрали все каналы, настроили логику обработки и получили управляемость. Именно это позволяет масштабироваться дальше — без потерь и перегрузки команды.
Хотите узнать, где ваш бизнес теряет обращения и сделки?
Мы разберем вашу коммуникационную систему и предложим решение для вашего бизнеса.
